晋档字〔2017〕19号                      

 

山西省档案局关于开展

档案行政监督检查工作的通知

 

省委各部委、省政府各组成部门、省政府各直属机构、各人民团体档案部门:

今年是《中华人民共和国档案法》颁布实施三十周年,为进一步宣传贯彻落实《中华人民共和国档案法》及相关档案法规、规章,促进省直单位档案法治建设,为全省依法治档发挥引领示范作用,省档案局决定用三年时间对省直机关和省属企事业单位实现档案行政监督检查全覆盖。2017年将对省直72个单位进行档案行政监督检查。现将有关事项通知如下:

一、检查组成员及检查对象

本次档案行政监督检查工作由山西省档案局组织实施,共组建8个检查组,组员由省档案局和省直被检查单位选派人员组成,每组5人左右,组长由省档案局处级以上领导干部担任。

检查对象为省委各工作部门、省委部门管理机构、省政府各组成部门、省政府直属特设机构、省政府各直属机构、各人民团体机关(每个部门抽取一至二个下属单位进行检查)。

二、检查内容

贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山西省档案管理条例》等法律法规及规章的情况。主要对能否按照法律法规规章要求加强档案工作的组织领导、严格执行归档制度、确保档案实体及信息安全等方面的检查。具体内容如下:

(一)设置档案工作机构、配备档案工作人员的情况;

(二)科学规划档案工作发展的情况;

(三)党组(委)或行政办公会议专题研究档案工作的情况;

(四)建立健全本单位档案工作规章制度的情况;

(五)配备必要的档案设施设备情况;

(六)统一管理本单位各种门类和各种载体档案的情况;

(七)年度归档情况;

(八)按照规定向省档案馆移交档案的情况;

(九)机关档案信息化建设的情况。

检查工作中发现以下违法违纪行为要列出问题清单:

(一)将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有,拒绝移交档案机构、档案工作人员归档的;

(二)拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的;

(三)因工作不负责任或者不遵守档案工作制度,导致档案损毁、丢失的;

(四)涂改、伪造档案及擅自从档案中抽取、撤换添加档案的;

(五)擅自提供、抄录、复制档案的;

(六)出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的;

(七)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的。

三、检查方式和时间安排

(一)单位自查。2017年4月17日至6月30日,各单位对照检查内容进行自查并撰写自查报告。自查要做到全面、彻底、不留死角,对自查中发现的档案管理工作中存在的漏洞和薄弱环节,要认真查找分析原因和症结,采取有效措施,及时予以解决。自查报告反映工作情况要实事求是,数字准确,于7月7日前报山西省档案局政策法规处。同时,将报告电子版发送至sxdazcfg@163.com。

(二)实地检查。7月31日至8月11日,检查组分赴各单位进行检查(具体时间另行通知)。检查程序如下:

1.听取被检查单位贯彻实施《档案法》、档案法规、规章等情况的全面介绍;

2.实地查看档案库房及各类依据性材料;

3.检查组对检查情况进行综合评议;

4.向被检查单位反馈检查意见。

四、检查结果通报及追责

(一)总结通报。检查工作结束后,各检查组要认真总结情况,列出问题清单,拟写检查报告,于8月21日前报省档案局政策法规处进行统一汇总,8月31日前由山西省档案局制发档案行政监督检查情况通报,并报省委、省政府、省考核办。

(二)整改反馈。通报中涉及问题的单位,要制定切实可行的整改方案,采取有效措施进行整改,并于10月31日前将整改落实情况报山西省档案局。

(三)依法追责。针对重大和典型的违反档案法律法规及规章的情况,将按照《档案管理违法违纪行为处分规定》(监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号),向省监察部门移送材料,追究相关责任人的责任。

五、检查分组

第一组:9个单位

省委办公厅、组织部、宣传部、统战部、政法委、政研室、省直机关工委、巡视办、省编办

第二组:9个单位

省纪委(监委)、信访局、老干部局、防范办、台办、机要局、接待办、保密办、台联

第三组:9个单位

省政府办公厅、发改委、经信委、教育厅、公安厅、省国家安全厅、人力资源和社会保障厅、法制办、总工会

第四组:9个单位

财政厅、交通厅、文化厅、审计厅、煤炭厅、外事侨务办公室、红十字会、贸促会、残联

第五组:9个单位

林业厅、农业厅、水利厅、商务厅、法学会、旅游发展委员会、文联、作协、社科联

第六组:9个单位

国土厅、司法厅、环保厅、住房和城乡建设厅、粮食局、人民防空办公室、食品药品监督管理局、科协、侨联

第七组:9个单位

地方税务局、工商行政管理局、质量技术监督局、新闻出版广电局、体育局、统计局、安全生产监督管理局、宗教事务局、文物局

第八组:9个单位

国资委、机关事务管理局、科技厅、民政厅、卫计委、工商联、供销社、妇联、团省委

六、其他事项

检查组严格执行中央“八项规定”和我省有关规定精神。

请各单位确定一名联系人,将姓名、单位、职务、联系方式于6月19日前报省档案局。

人:范春英

联系方式:0351-2775227  13653663216

   箱:sxdazcfg@163.com

 

 

山西省档案局

2017年4月11日


 

档案行政监督检查工作用表

(2017年度)

单位名称:                         检查时间:                           检查组长签字:

序号

检查项目

重点内容

落实情况

设置档案工作机构、配备档案工作人员的情况

1.建立综合档案室

□是  □否

文号及标题:

2.配备档案工作人员

□专  □兼

□有  □无

文号及标题:
专业知识培训结业证书

科学规划档案工作发展

1.档案工作列入本系统、本单位发展规划和工作年度计划

□是  □否

文号及标题:

2.制定本系统、本单位档案工作年度计划

□是  □否

文号及标题:

党组(委)或行政办公会议专题研究档案工作计划

近两年内专题研究档案工作

□是  □否

实证材料:

建立健全本单位的档案工作规章制度

1.归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度、档案鉴定销毁制度

□有   □无

文号及标题:

2.各项制度落实到位

□是   □否

 

配备必要的档案设施设备情况

1.档案专用库房

□有   □无

 

2.“七防”措施得力

□有   □无

□有   □无

□有   □无

□有   □无

□有   □无

□有   □无

□有   □无

灭火装置
防盗门、防护栏、报警器
温湿度计并每日登记
温湿度调控设备
库内使用白炽灯、防光窗帘
吸尘器
放置防虫、鼠药剂

3.档案柜架充足,质量符合保管要求

□是   □否

 

4.现代化管理设备

□计算机   □复印机   □扫描仪

统一管理本单位各种门类和各种载体档案的情况

文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案等实行集中统一管理

□是   □否

 

年度归档情况

1.本单位制定的文件材料归档范围和保管期限表经过审核批准

□是   □否

文号及标题:

2.职能有变化的单位重新审定文件材料归档范围和保管期限表

□是   □否

文号及标题:

3.应归档各种文件材料按照归档时间及时归档

□是   □否   

 

4.应归档文件材料齐全完整

□是   □否   

 

5.归档文件材料整理规范

□是   □否   

 

按照规定向省档案馆移交档案

按照国家规定,定期向档案馆移交档案

□是   □否   

 

机关档案信息化建设情况

1.档案信息化建设与本部门信息化建设同步

   □

规划名称(或文号):

2.档案管理系统建设

□是   □否

实现文档一体化管理

□是   □否

实现文件级目录机检

   □

专门的档案管理软件名称:

单机版/网络版

3.档案资源数据库建设

□是   □否

存量档案数字化

数字化总量         

占室藏比例         %

机读案卷目录总数         

占室藏比例         %

机读文件目录总数         

占室藏比例         %

□是   □否

增量档案电子化

在线或离线接收电子档案总数量(2016年)          

4.外包管理

□有   □无

文号:

与档案信息技术外包服务提供商(软硬件运维、数字化等)签订服务合同和档案信息安全与保密协议,制定相应的外包服务管理制度情况

5.防护管理

□有   □无

非涉密档案信息系统所在内部网络与互联网实行逻辑或物理隔离□;

涉密档案信息系统所在内部网络与其他网实行物理隔离□


档案行政监督检查违法违纪行为问题清单

(2017年度)

单位名称:                          检查时间:                          检查组长签字:

序号

检  查  项  目

检查情况

1

将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的

□有       □无   

2

拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的

□有       □无   

3

因工作不负责任或者不遵守档案工作制度,导致档案损毁、丢失的

□有       □无   

4

涂改、伪造档案及擅自从档案中抽取、撤换添加档案的

□有       □无   

5

擅自提供、抄录、复制档案的

□有       □无   

6

出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的

□有       □无   

7

明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的

□有       □无   


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

山西省档案局                           2017年4月11日印发